Czym są systemy back office?

Gdy zastanowisz się nad tym, kto odpowiada za generowanie wyników w firmie, zapewne wymienisz dział sprzedaży, marketing, czy kadrę zarządzającą. Jednak aby przedstawiciele wyżej wymienionych działów mogli w pełni skupić się na swojej pracy, w strukturach przedsiębiorstwa istnieją komórki, które koordynują systemy back office, czyli wszystkie czynności, których nie widać na pierwszy rzut oka. Czym zajmują się pracownicy firmowego „zaplecza” i dlaczego ich praca jest niemniej ważna niż pozyskiwanie klientów?

Back office – co to takiego?

Back office to część przedsiębiorstwa, której pracownicy nie mają bezpośredniego kontaktu z klientem. Jest to przeciwieństwo front office skupiającego się na nawiązywaniu i utrzymywaniu relacji biznesowych oraz generowaniu przychodu. Do grona pracowników back office zaliczamy:

• księgowość,

• HR,

• dział prawny,

• dział IT.

Ich obowiązki związane są z kontrolowaniem spraw finansowych, rozliczaniem, sporządzaniem dokumentacji, utrzymywaniem sprawności sprzętu i wieloma innymi czynnościami, które odciążają pracowników front office.

Jak zorganizowany jest back office?

Pracownicy szeroko rozumianego zaplecza firmy zazwyczaj dzielą budynek z zespołem front office, ale w dużych korporacjach coraz częściej osoby odpowiedzialne za systemy back office zajmują biura w odmiennych lokalizacjach niż kadra zarządzająca. Od wybuchu pandemii wiele osób zajmujących się dokumentacją, rozliczeniami lub rekrutacją z powodzeniem wykonuje swoje obowiązki z domu. Przeniesienie pracy z biura do dowolnego miejsca na ziemi otworzyło firmy na poszukiwanie pracowników w miejscach geograficznie odległych od regionu, w którym znajduje się główna siedziba przedsiębiorstwa.

Pracownicy back office rozproszeni w różnych lokalizacjach mogą sprawnie wykonywać swoje obowiązki dzięki oprogramowaniu ERP, które pozwala m.in. na swobodny obieg dokumentów, zarządzanie czasem pracy i rejestrowanie firmowych wydatków. Dlatego obecnie nie jest konieczne, by prezes, firmowy prawnik i księgowa zajmowali biura w jednym budynku.

Jak wyglądają perspektywy rozwoju w back office?

Decydując się na stanowisko „na zapleczu” przedsiębiorstwa, nie spodziewaj się żmudnej i powtarzalnej pracy. Tak samo, jak w przypadku działów będących na firmowym froncie, tak i tutaj możliwości rozwoju są szerokie, a zdobyte doświadczenie z pewnością zaprocentuje w przyszłości. Osoby odpowiedzialne za systemy back office bardzo często współpracują ze sprzedażą, marketingiem lub samym zarządem, dlatego umiejętności interpersonalne i głowa pełna pomysłów prędzej czy później zostaną docenione przez innych pracowników.